Учет, налоги и право. N46, 2001

 

АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ



Как известно, класс торговых систем представлен на российском рынке программного обеспечения наиболее широко. Тем не менее, поиск
подходящей программы зачастую оказывается весьма затруднительным. Основная причина - сложность создания единой универсальной системы, охватывающей все многообразие применяемых на практике учетных схем. Как следствие все большее число разработчиков вводит в свои программы гибкие механизмы настройки, которые позволяют проводить адаптацию систем под конкретные требования заказчика. Фактически возник новый класс программ, получивший название "торговый конструктор". В свою очередь разработки этого класса можно условно разделить на две категории. К первой относятся программы, в которых в качестве средств настройки активно используются встроенные языки программирования. Очевидно, что эти программы ориентированы на специалистов-внедренцев. Но существует и альтернативная категория, предназначенная для рядовых пользователей (бухгалтеров), не владеющих азами программирования. С одной из таких разработок мы и хотим познакомить читателей. Речь пойдет о модуле"Склад" - подсистеме учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ), входящей в состав комплексной бухгалтерско-управленческой системы "КомТех".

УЧЕТНАЯ МОДЕЛЬ

В основе модуля "Склад" лежит иерархический справочник номенклатуры ТМЦ с неограниченным количеством уровней. Перечень и назначение групп верхнего уровня (товары, материалы, готовые изделия, работы и услуги, ТМЦ на ответственном хранении, товары на комиссии) жестко заданы разработчиком и не могут быть изменены пользователем. Это обусловлено тем, что каждая из перечисленных групп (категорий ТМЦ) имеет свою специфику оперативного и бухгалтерского учета. Заложенный в программу состав реквизитов справочника ТМЦ включает в себя такие характеристики как наименование, артикул, штрих-код, цена, ставки НДС и НП и т.п. При необходимости можно самостоятельно добавлять новые реквизиты, а также определять видимость колонок-реквизитов по каждой группе ТМЦ.

В последних версиях программы "КомТех" появилась уникальная возможность ввода произвольного количества дополнительных иерархических классификаторов. Это позволяет пользователям группировать отчетные данные по ТМЦ в различных разрезах. Например, в
основном справочнике ТМЦ в качестве основы группировки могут использоваться производители товаров. При необходимости группировки
товаров по их функциональной принадлежности (например, телевизоры, видеомагнитофоны и т.п.) достаточно ввести соответствующий
дополнительный классификатор и выполнить процедуру "привязки" товаров к его группам. Описанный механизм существенно повышает аналитические возможности программы.

Стоимостной учет в рамках модуля "Склад" ведется параллельно в "базовой" валюте (как правило, в рублях) и в валюте "пересчета",
которая может задаваться по каждой ТМЦ. Это позволяет получать адекватную оценку эффективности торговых операций (прибыли) с учетом реальных инфляционных процессов. Сама учетная стоимость (по сути - себестоимость закупок) рассчитывется в программе исходя из фактической цены приобретения ТМЦ. Вопрос о возможном включении в эту цену налогов, транспортно-заготовительных расходов, таможенных платежей и т.п. решается настройкой. Для этой цели разработчики "КомТех" ввели в первичные документы (накладные) системную графу "Учетная цена", которая "отвечает" за расчет себестоимости закупок. Формулы же для ее расчета пользователи могут задавать самостоятельно, воспользовавшись механизмом "авторасчета строк", с которым мы знакомили читателей в наших предыдущих публикациях (см. УНП N 36 и 42).

Количественный учет может вестись одновременно в двух независимых единицах измерения. Приведем лишь некоторые примеры практического использования этой возможности - учет бензина в литрах и килограммах (кг), учет сыра в головках и кг , учет ткани в погонных метрах и кг и т.п.

Система поддерживает три основных метода списания себестоимости товаров -FIFO, LIFO и по динамическим средним ценам. Причем расчет
ведется по каждому складу раздельно. Пользователи "КомТех" могут самостоятельно выбирать метод расчета как для группы ТМЦ, так и для
конкретной номенклатурной позиции в соответствии с применяемой учетной политикой фирмы.

Еще одна интересная особенность подсистемы "Склад" - текущие остатки ТМЦ рассчитываются динамически от даты последней инвентаризации или ввода остатков. Что это дает конкретному пользователю? Рассмотрим типичную ситуацию - завершен отчетный период (например, месяц), проведена инвентаризация, которая выявила расхождение фактических остатков с остатками по данным компьютерного учета. Причины могут быть совершенно разные, например, обнаружены реальные излишки или недостача - в этом случае достаточно на основании акта инвентаризации сформировать накладные на оприходование излишков и списание недостач. Но зачастую расхождение возникает из-за ошибок ввода первичных документов (неправильно указали количество, "забыли" ввести некоторые документы и т.п.). На выявление и исправление таких ошибок требуется время, а работа тем не менее должна продолжаться с учетом реальных остатков на начало нового периода. Для пользователей "КомТеха" проблема решается просто - достаточно оформить акт инвентаризации и с
этого момента произойдет "развязка" отчетных периодов - все исправления и добавления документов в старом отчетном периоде никак не
будут влиять на данные учета в новом.

ПАРТИОННЫЙ УЧЕТ

Обычно партионный учет отождествляют с задачей расчета списания себестоимости по методам FIFO или LIFO. В этом случае в роли партии
выступает документ "Приходная накладная". Однако на практике зачастую возникает необходимость учета партий в других разрезах - по номерам грузовой таможенной декларации (ГТД), сертификатам качества, срокам годности, поставщикам и т.п. Учитывая это обстоятельство разработчики "КомТех" пришли к выводу о необходимости разделения механизмов расчета
учетной цены и партионного учета. В результате пользователи модуля "Склад" получили возможность самостоятельно определять состав
параметров, характеризующих партию. Например, в случае торговли фармацевтическими препаратами в качестве партии могут быть выбраны такие параметры, как серия и срок годности. Кроме того, для каждой конкретной партии можно задать список сопроводительных документов или ссылку на отсканированный графический файл, содержащий изображение сертификата качества. При оприходовании ТМЦ по каждой номенклатурной позиции вводится дополнительная информация в разрезе партий (поскольку
по одной накладной могут поступить идентичные товары, но с разными сериями, сроками годности или номерами ГТД).

При формировании расходных накладных информация о списываемых партиях может вводится либо вручную, либо создаваться автоматически по заранее задаваемым пользователем критериям. Например, можно настроить программу на автосписание партий по сроку годности или воспользоваться стандартными методами FIFO, LIFO.

ВЕДЕНИЕ ПРАЙС-ЛИСТОВ


В торговых фирмах процесс выписки счетов на оплату или расходных накладных предполагает ввод номенклатурных позиций (товаров) и
соответствующих им отпускных цен. В простейших случаях можно воспользоваться справочником ТМЦ, одно из полей которого содержит
текущее значение отпускных цен. Однако на практике это не совсем удобно - справочник ТМЦ содержит абсолютно всю номенклатуру (даже ту, которой уже давно нет на складе), причем удалять "устаревшие" позиции нельзя т.к. на них ссылаются ранее выписанные документы. Кроме того, многие торговые фирмы проводят гибкую ценовую политику и могут иметь несколько видов (колонок) отпускных цен для различных категорий клиентов, например, для розничных, оптовых, крупнооптовых и т.п. Наконец, фирма может иметь несколько отделов, торгующих разными группами товаров. Для решения такого рода проблем специалисты "КомТех" разработали специальную подсистему, которая позволяет пользователям самостоятельно формировать произвольное количество прайс-листов, включая в них только необходимые (находящиеся в продаже) номенклатурные позиции. Каждый прайс-лист может содержать неограниченное количество колонок с различными уровнями цен. При этом поддерживается механизмы авторасчета одних видов цен на основании других (по настраиваемым пользователем формулам) или рублевых цен на основании валютных и задаваемого текущего курса. При необходимости можно распечатать любой прайс-лист (по настраиваемому шаблону) или даже подготовить на его основе ценники для торгового зала.


В заключение отметим, что ограниченные рамки статьи не позволили нам познакомить читателей с еще одним эффективным механизмом,
реализованным в системе "КомТех" и получившим название "автоформирование документов". Мы планируем рассказать о нем в наших
последующих публикациях.

Л.Дзагуров, эксперт